GPS端末による配布管理は最低基準

「福岡ポスティングガイド」では、福岡市、久留米市、北九州市、ほか福岡エリアにおけるポスティングの情報や利用される際のポイントなど、様々な情報をお届けいたします。

福岡市・久留米市・北九州市のポスティング「株式会社プロミー」

福岡のポスティング業界においても過去に数多くのトラブルや不正などの問題を経験し、ポスティング業務における配布管理は重大な事項です。
「GPSロガー管理」は数年前に導入されるようになり、ポスティング業者の適正基準見極めのポイントとしてもGPSロガーによる配布管理はもはや業界の常識となっています。
日本全国のポスティング会社の大半がGPS管理を導入しており、全部でなくとも一部だけでも導入していない会社は今となっては怪しい、もしくは精度の低い会社として判断されるでしょう。

「GPS必須」の案件も増えてきていますし、全国的な業者連携の中でも「GPS対応」が必須条件で連携する、業者体の最低限の精度と精度管理が設けられるようになりました。

GPSによる配布管理は、
配布スタッフに携帯してもらい、配布開始時にスイッチを入れてもらうだけでその日は配布する際の軌跡が自動的にデータ保存され、データ取得自体は手間もいりませんし、正確に移動軌跡をマッピングできるので機能的にも優れています。

ただし、端末に保存されたデータを抜き出して内容を確認し、日付や誰のどのデータなのかを日々ファイリング管理して保存していくといった事務作業的なものには時間を割かれます。
ポスティング会社にとってはこの事務手間がかなりの負担であり課題なのですが、何かしらのトラブルやクライアントからの問い合わせがあった際に
最低限の証拠となることは間違いないので、手間以上の効果があるのです。
社会的に事業としてポスティング事業を行いクライアントに対しポスティングという目に見えない業務に対し最低限のエビデンスを提供することは会社にとって重要で常識的な事なのです。

ポスティング会社にとってどんなに適正に業務を行っていても、「配布報告書の必要性と重要性」でも記載したとおり、ポスティング自体が機械的なものではない為クレームやトラブルは避けられませんし取扱量や配布スタッフが増えるほどクレームやトラブル発生率は上がります。
だからこそ最低限の証は提出できる体制を取らなければなりません。

そういったクレームやトラブルに対し、重要度を認識しているか、事前にどういう対策をとっているかがポスティング会社にとって最も重要なことで、「ただ配るだけ」では事業として通用しないのです。

「自分のところのスタッフは信用しているから」「うちの会社は業務に自信があるから」などといった稚拙な理由を述べてGPS対応をしない会社も実際に存在するのですが、その「信用」や「自信」はどこからくるもので、どうやって証明するのでしょうか。
そのような理由は社会人として通用するはずはありません。
そういった信用や自信を実証するには配布スタッフと同数の監視スタッフを雇用して常に2人で行動するといった非現実的な対策を講じない限り無理です。
GPS管理や、毎回配布マップ記載などといった管理は本当に「信用」や「自信」、「責任」を持ち合わせているならば常識化している以上はやってしかるべきなのです。
「精度が悪い」から「管理しない」なのではないでしょうか。

もちろんGPS管理を導入していなくてもしっかりとした適切な配布業務を行っている小規模の配布業者は存在しますが、あくまで配布チームであり、一定規模以上の会社であればすでに導入、もしくは案件により対応可能が常識的です。
ポスティング業界も時代の流れにより必須ツールや常識感は変化します。
その流れをしっかり認識し、対応することがポスティング会社には求められます。

「配布管理」は、配布スタッフを信用するしないといった単純な理由ではなく、より精度の高い業務を目に見える形で提供が可能かが重要なのです。

また、内部的な活用方法として、各配布スタッフのGPSデータを取得することにより、そのスタッフがポスティング業務を行うにあたり的確で効率の良い経路で移動できているか、気づかずに行っていない箇所はないか、など精度を後日検証し、その配布スタッフとともにデータを見ながらアドバイスすることによりスタッフの精度向上につながるのです。

ピザ、寿司などのデリバリー業の配布を行っているポスティング会社なら必ず理解できるのですが、デリバリー業のポスティングは全戸（全件）配布が基本で、その日の配布が町丁目の途中で終わることもありますし、何かしらの事情でと州で中断した町丁目の残りを別のスタッフが引き継ぐこともありますので、GPSデータや正確な配布ルートマップを記載することにより2重配布をしない引継ぎが可能になります。
デリバリー業のポスティングを行っている会社はすべてGPS管理もしくは配布マップ記載が必須なのです。

GPS管理もしくは配布マップ管理を行わずにデリバリー業の配布を行っている会社もまれに見かけますが、精度が低く反響率も悪い、2重投函や町丁目単位の報告ができない、在庫管理ができない、などトラブルが多く永く継続できていません。
詳細を把握できる環境になくクライアントに報告を行っているわけですから、「だいたい」「適当」「粗雑」でその報告すべてが虚偽ということになるわけです。

ただしGPS管理は絶対的ではありません。
GPS端末も万能ではなく、「ポストに投函した」こと自体の証にはならず、あくまで移動軌跡ですので、「配布を全くしないで与えられたエリアをただ移動した」「与えられたエリアをすべて移動したが投函自体手を抜き全部配布せずに数件に1件だけ配布した」などといった欠点もあります。
ただ、現在の業界事情からしても最低限の管理ツールであることは間違いありませんし、「真剣に事業、業務に取り組む」姿勢が重要視されています。

また、配布スタッフが増えれば増えるほど、端末数が増え、スタッフ全員分となるとかなり大変です。

ポスティングを依頼される場合は事前に「GPS管理をすでに導入しているか」「GPS対応可能か」「GPS以外の管理方法」は絶対に確認されるべき事項です。

株式会社プロミーでは、GPSロガー導入以前より、
「配布スタッフの当日の配布分単位で担当するエリアの地図を出力し、町丁目単位で境界線を線引きし、配布時には移動軌跡を随時記入する」
というルールを設けており、現在、GPS端末が配布スタッフ全員にいきわたる状況でない為全案件をGOS必須にはしていませんが、GPSロガー携帯時もこの「配布マップ記載」のルールは変えておりません。
最近ではリアルタイムに移動軌跡を確認できる「リアルタイムGPS」も一部導入しています。
日々進化しいていく業界事情やツールに可能な限り対応しております。