配布報告書の必要性と重要性


ポスティングを依頼されて、配布が終了したのちに「配布報告書」は提出されていますでしょうか。

「クライアントへの配布報告書」「配布スタッフからの配布報告」は、適正なポスティング会社で通常業務です。

ポスティングとは、機械的作業ではないために、依頼された案件が予定された内容で配布されたかどうかの確証を得にくいものです。
そのため、ポスティング会社は「ポスティング業務を行った証」として「配布報告書」を自ら提出するのです。

「配布報告書」に記載される必要事項としては以下が上げられます。

①案件名、日程、部数、配布方法、注意事項
②町丁目ごとの該当世帯数と配布予定数
③予定されたエリアの町丁目ごとの投函数と投函日
④日ごとの在庫、配布一覧表

これら事項は最低、必須記載事項です。

※株式会社プロミー配布報告書サンプル ↓【PROMY:配布報告書】SAMPLE 10.11-10.19 18100のサムネイル

ポスティング会社の基本業務として、「配布報告書」を速やかに作成して提出するために
毎日の業務として、配布スタッフへ業務依頼したポスティングについて、
その日の配布の報告を受けなければなりませんし、配布報告をさせなければなりません。

そもそも配布スタッフからの配布報告をさせていない業者も存在します。
そういった業者もクライアントに対する配布報告書を提出したりしているようですが、その実情は以下の通りです。

・配布員に手配した内容で報告書を作成
・依頼された案件にあらかじめ決められた各町丁目の依頼数をそのまま報告
・あってはならない虚偽報告
・そもそも配布員からの報告を受けていない

「配布報告書」とは、依頼された案件に対する唯一の事実証明書なので、当たり前のことではありますが
嘘のない、より正確なものが必要なのです。

しかし、そういった理念を持ち合わせない業者が存在するのも事実で、
クライアントからの情報として、依頼エリア内に居住する従業員や知人などに確認して投函チェックをした際に
ポスティングをした形跡がなかったため業者に確認すると「世帯数の〇〇%だから未投函住戸はあって当たり前」と返答され、
未投函連絡に至った経緯を説明すると、最終的には「手配ベースで報告書を作成していた。」
クライアント自ら投函エリアない住戸のヒアリングを行った結果、ほぼ全域未投函との結果に至り、
さらに業者に詳細の確認を求めた結果、実は配布員の不正であったとの報告があったそうです。

こういった事例は、「無管理状態」でポスティング業務を行っており、
配布員の不正であったというよりは「会社ぐるみの不正、隠ぺい」であった可能性が高いのです。

株式会社プロミーでは、
配布員へ以下の事項を義務付けております。

①1部単位での部数計測と報告
②自社のウェブシステムにより日ごとの報告をフォームから送信、担当エリアがすべて完了したら紙ベースの報告書を提出
③GPS携帯、もしくは会社から毎回渡す配布マップへのルート記載

配布完了2日後までには「配布報告書」をクライアントへ提出しております。