ポスティングおけるエビデンスの重要性

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エビデンス(evidence)とは、「根拠」や「証拠」といった意味合です。

ビジネスシーンでは、主張に根拠が求められるもので、当然ポスティングにもエビデンスが求められます。

ポスティング業務自体が機械的な作業ではなく、実施されたか否かを確定ベースで実証するのはなかなか難しく、
不配などのクレーム発生時も100%の確証での真偽を立証できないのも事実です。

クレームなどへの対処や自社配布スタッフの業務を裏付けるためにもクライアントへの業務実施のエビデンスは重要になるのです。

ポスティングにおけるエビデンスは、最低でも以下のことが必須ではないでしょうか。

①配布報告書

事前に取り決められたエリア内で、各町丁目ごとに実際に何部、何時配布されたかの報告書

②配布マップ

配布スタッフへ事前に準備された担当エリアマップにルートなどを記載させたもの

③GPSデータ

配布スタッフに、配布時携帯させるGPS端末の配布終了後に回収、データ抜出したデータ

 

①配布報告書に関して、案件の配布終了後に自ら提出しない業者も多く、また、催促しても時間を要するものも存在します。
配布報告書は、案件が終了したらすぐさま集計を行い作成、提出すべきです。
株式会社プロミーでは、一般案件は配布終了2日後、長期案件は週間進捗、デリバリーは即日、その他案件に応じて定められたタイミングで配布報告書を提出しております。

②配布マップに関して、株式会社プロミーでは、配布時必須ルールとして各配布スタッフに事前に準備された配布マップへの移動ルートの記載を義務付けており(1部広域配布などにおいては不可の場合もあります)、配布報告書(配布スタッフ用)、配布マップ(ルート記載)、配布残が発生した場合の配布物、以上3点の返却がない限り配布報酬が発生しないルールとしております。

③GPS端末に関して、配布スタッフの人数規模が大きくなると全員分の端末数をすべて準備するのは困難ですが、毎日の配布業務において端末準備と配付完了後の回収、データ抜出の業務をルーティーン化しスムーズに行うことにより使用可能端末数を確保し、できるだけ多くの案件に携帯させる努力が必要となります。
昨今ではGPS端末形態必須の案件も増えており、もはやGPS対応が不可欠となりました。
株式会社プロミーでは、②の配布マップ記載が基本ルールですが、GPS端末も併用しており、現在実施している案件でGPS必須案件のウェイトも高くなっております。
また、特定案件に限ってはリアルタイムGPSも使用いたしております。

 

これらのことから、ポスティング業者に求められるエビデンスにおいて上記①②③は必要最低限だと思います。
これらを実施することの意味合いとしては配布スタッフへの抑止効果、万が一トラブル・クレーム発生時の確認とクライアントへの可視化で、
自社配布員の業務裏付けをすることによる擁護効果。

クライアント、スタッフ双方への信頼であるといえます。

実際ある同業者へ案件の一部協力をお願いした際、不配の問い合わせがあり、
GPSもしくは配布マップを条件として発注していたにもかかわらず条件違反して対応しておらず、確認の連絡を入れてもあくまで口頭で「きっちり配布した」との稚拙な対応で、大問題化したこともあります。

ポスティングに対するエビデンスの重要性を理解していない業者や、実施に取り組まない業者はかなり危険といえ、要注意です。

取引において「しっかりやってる」「配布に自信がある」など口頭だけで自信あり気に言い張ったとしても、それは稚拙な子供じみた自信でしかなく、
“何をもって” ”何の根拠で”「しっかりやってる」「配布に自信がある」のかを最低限の範囲でも裏付けるものは必要であり、提示するのが社会人ではないかと考えます。

クライアントにおいてもポスティングを依頼する際の一つの基準となり得ます。